Завдання
роботи з дебіторською заборгованістю
Ключове завдання для служби є досудова робота з контрагентом і
контроль на стадії
виконання рішення суду.
Примірний алгоритм роботи із
заборгованістю на досудовій
стадії
|
|
Вид дій
|
Строки
вчинення
|
Примітки
|
|
1
|
Аналіз боргової ситуації і документів, що підтверджують наявність
дебіторської заборгованості
|
Не
пізніше робочого
дня з моменту надходження
інформації про наявність заборгованості
від відділів Концерну
|
Будь-яка
дія може
бути за погодженням з керівником пропущена з метою переходу до наступного
кроку, якщо це не суперечить
положенням чинного законодавства або
умов договору (наприклад,
про обов'язковість досудового претензійного
порядку вирішення спорів)
|
Визначити: наявність документального підтвердження дебіторської заборгованості;
тривалість прострочення
|
|
2
|
Дзвінок-нагадування про наявність
заборгованості і з'ясування причин неплатежу
|
Тривалість прострочення від (--) до (--) днів
|
Вчинення дзвінка згідно з розробленим сценарієм (методикою)
|
|
3
|
Відправлення
листів з проханням про сплату
|
Тривалість прострочення від (--) до (--) днів
|
Відправлення
листа за затвердженою формою замовним листом поштою
|
|
4
|
Відправлення претензії
з вимогою про оплату + дзвінки через день
|
Тривалість прострочення від (--) до (--) днів
|
Відправлення
листа за затвердженою формою замовним листом поштою
|
|
5
|
Відправлення «останнього китайського попередження» - передсудової або передарбітражних сповіщень
|
Тривалість прострочення від (--) до (--) днів
|
Відправлення передсудової або передарбітражного сповіщення за затвердженою формою замовним листом поштою
|
|
6
|
Проведення особистої зустрічі (або зустрічей)
|
Тривалість прострочення від (--) до (--) днів
|
Проведення зустрічі згідно з розробленим сценарієм (методикою)
|
|
7
|
Передача документів в юридичний відділ для підготовки і подання до суду позовної заяви дебіторської заборгованості
|
Тривалість прострочення понад (--) днів
|
Передати: всі документальні підтвердження дебіторської заборгованості;
всі документи та інформацію про
здійснені дзвінки, спрямованих листах, претензії і т. п. і реакції на них боржника, включаючи листи відповіді
|
Важливим завданням, є створення регламенту роботи з
дебіторською заборгованістю у вигляді наказу по Концерну. Оскільки у
комерційної служби стоїть завдання більше продати, надати послуг і т. п., а у фінансового відділу - аналіз, контроль і
планування дебіторської заборгованості в тому числі, можливі конфлікти і
нерозуміння ваги даної роботи. Тому важливо чітко виписати взаємодію між відділами Концерну та повноваження служби по роботі з
дебіторською заборгованості.
Методика роботи з дебіторською заборгованістю
Співробітник Концерну, відповідальний за збір заборгованості.
Джерела інформації по контрагенту, співробітникам, власникам:
1. Внутрішні ресурси Концерну:
• бази даних відділів Концерну (майно,
бухгалтерія, юристи);
• база даних про контрагентів, за якими є інформація про
недоцільність укладення з ними договорів, надання послуг (стоп-лист) тощо;
2. Масиви довідкової інформації
• телефонні книги,
• адресні довідники та ін;
3. Бази даних з онлайн-доступом (ресурси державних структур):
• Пенсійного фонду
• Державної податкової служби,
• арбітражних судів,
• судових виконавців
4. сайти:
• соціальні мережі,
блоги, форуми, сайти знайомств (Однокласники, В контакті ", та ін)
• пошуковики (Google,
Yandex, Yahoo та ін)
• сайти з пошуку роботи
• «меседжер» (icq, quip, skype, sipnet та ін)
5. Технічні засоби контакту з боржником:
1
. Телефонні дзвінки (вручну: міський, мобільний)
2
. Розсилка e-mail-повідомлень
3. Розсилка факс-повідомлень
4. Розсилка листів
5. Повідомлення
в інтернеті (сайтах,
форумах, чатах, соціальних мережах, Sкype, ICQ)
Системи мотивації персоналу
Для того щоб співробітники служби по роботі з дебіторською заборгованістю прагнув ефективно виконати поставлені перед ним завдання,
важливо, щоб розміри оплати праці були безпосередньо пов'язані з досягненням співробітниками планованих показників з
повернення дебіторки. На мій погляд,
щомісячна оплата праці співробітників, що займаються стягненням боргів,
повинна включати три складові:
• фіксована (окладна)
частину;
• змінна
(преміальна) частину за чітке виконання регламенту (тобто технології стягнення боргів);
• змінна
(преміальна) частину за
досягнення результату по стягненню заборгованості.
Источник: http://ricos-td.at.ua/publ/zavdannja_roboti_z_debitorskoju_zaborgovanistju/1-1-0-73 | 
